MailCenterKontakt
Die Einrichtung eines zentralen Email-Postfachs für den Rechnungseingang
Für die reibungslose Digitalisierung von Rechnungs-Emails sollten Sie in Ihrem Email-Dienst zuerst ein technisches-Email-Postfach einrichten. Das Postfach sollte getrennt und zusätzlich zu den persönlichen Mail-Accounts eingerichtet werden.

Vorteile eines getrennten, technischen Email–Postfachs für den Rechnungseingang:
Vermeidung von Datenchaos
Datenchaos kann entstehen, wenn verschiedene persönliche Email-Postfächer für den Eingang von Rechnungen verwendet werden. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall von Schlüsselpersonen wird Ihr Unternehmen möglicherweise sogar handlungsunfähig. Bringen Sie also alle Rechnungen in ein zentrales Postfach.
Zugriff durch verschiedene User
Bei Technischen Email-Postfächer können mehrere User Zugriff erhalten. So ist die Bearbeitung im Team möglich.
Dezidierte Regeln und Filter
Automaitisieren Sie die Weiterleitung durch Postfach-Regeln.
Stukturierte Ordner
Richten Sie Ordner für den Rechnungseingang ein .
Haben Sie mehrere Firmen? Wenn ja, sollten Sie unbedingt für jede Firma ein sogenannten Email-Alias einrichten!
Ein E-Mail-Alias ist eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die für den Empfang von E-Mails verwendet werden kann. Sie wird neben der primären E-Mail-Adresse verwendet - sozusagen ein Postfach in einem Postfach.
Verschiedene Email-Aliase können auch für unterschiedliche Prozesse oder Kostenstellen verwendet werden, zB für Materialbestellungen vom Großhändler, Verwaltungsrechnungen oder Reisekosten.
Beispiele für systematische Email-Adessen:
Zentrale Postfach-Adresse: rechnungenzzz@buchhaltungspostfach.de
Email-Alias für Tochterfirma: rechnungenzzzz.tochterfirma1@buchhaltungspostfach.de
Email-Alias für Reisekosten der Tochterfirma: reisekostenzzz.tochterfirma1@buchhaltungspostfach.de
Email-Alias für Rechnungen von Großlieferanten: großlieferant1zzz.tochterfirma1@buchhaltungspsotfach.de

Wenn Sie Fragen zu einem sinnvollen systematischen Aufbau der Email-Adressen haben, sprechen Sie uns an!

Achten Sie auch darauf, möglichst auch Sonderzeichen etc. oder sogar von der Firmen-Domain getrennte, nicht öffentliche Domains zu verwenden, um das Risiko von sog. Pishing- und Brute-Force-Angriffen zu reduzieren. Verwenden Sie keine einfach zu erratenden Standard-Adressen wie "buchhaltung@..." mit ihrer öffentlichen Firmen-Domain, um den Eingang von Fake-Emails bzw. Rechnungen zu vermeiden.
Lassen Sie sich hier auch von Ihrem IT-Dienst beraten, wie Sie sich technisch schützen können.
Nachdem Sie das Postfach und ggf. Email-Aliase eingerichtet haben, informieren Sie Ihre Lieferanten über die neue Email-Adresse(n).
Der Prozess
1
Zentraler Rechnungseingang
  • Lieferanten senden ihre Rechnungen an das zentrale E–Mail–Postfach des Unternehmens.
  • Bei mehreren Firmen können E-Mail Aliase verwendet werden, um die eingehenden Rechnungsemails direkt den Firmen zuzuweisen.
  • Diese E–Mail–Adresse dient als zentraler Eingangskanal, der sicherstellt, dass alle Rechnungen an einem Ort gesammelt werden.

2
Automatische Verarbeitung
  • Die eingehenden E–Mails werden nach festgelegten Regeln verarbeitet.
  • Abhängig vom Inhalt der Rechnung (z.B. ob es sich um eine reguläre Rechnung oder eine Reisekostenabrechnung handelt), wird die Rechnung automatisch an die entsprechende Anwendung weitergeleitet.
3
Weiterleitung und Archivierung
  • Rechnungs–App: Standardrechnungen werden an die Rechnungs–App weitergeleitet, die sie ausliest und die relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant erfasst.
  • Reisekosten–App: Rechnungen, die Reisekosten betreffen, werden an eine spezielle Reisekosten–App weitergeleitet, die auf solche Abrechnungen spezialisiert ist.
  • DMS–Archiv: Jede Rechnung wird zusätzlich in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert, um sicherzustellen, dass sie sicher gespeichert und jederzeit abrufbar ist.

4
Integration in die Finanzbuchhaltung
  • Die erfassten Rechnungsdaten werden automatisch in das Finanzbuchhaltungssystem übertragen, wo die Buchungen vorgenommen und die Rechnungen verbucht werden.

Beispiel für eine Software-Architektur mit dem HCSM-Buchhaltungspostfach
Besuchen Sie unseren Software-Stack für eine Auswahl an marktgängigen Applikationen
Zu unserem Software-Stack
Kontakt
HCSM Steuerberatung GmbH Steuerberatungsgesellschaft
HCSM Wirtschaftsprüfung GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Kaiser-Friedrich-Ring 98 65185 Wiesbaden
Webauftritte
Apps von HCSM.digital
Rechtliche Informationen