Eine Erleichterung ist gem. § 257 Abs. 3 HGB gegeben. Danach können alle Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Konzernabschlüssen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgen aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Mikroverfilmte Unterlagen müssen richtig und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muss ausgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muss auf Verlangen in angemessener Frist und lesbarer Größe möglich sein.

Für digitale Belege gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren! Der Ausdruck eines digitalen Belegs ist gewissermaßen „nur“ eine Kopie. Selbstverständlich können Sie die elektronischen Rechnungen/Belege für Ihre internen Prozesse ausdrucken und weiterverarbeiten (Arbeitsunterlage). Das digitale Original muss dann aber immer zusätzlich und unverändert digital archiviert werden. Und zwar für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist. Dafür müssen Sie alle technischen Vorkehrungen treffen. Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Die Unveränderbarkeit muss gewährleistet sein. Ferner müssen die digitalen Belege während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Werden digitale Belege ggf. in ein unternehmensinternes (Sonder-)Format konvertiert, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren. Anhänge von E-Mails sind ebenfalls aufzubewahren, soweit sie für den Geschäftsvorfall von Bedeutung sind. Die digitale Archivierung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der keine Veränderungen mehr zulässt. Umstritten ist, ob die Unveränderbarkeit gewährleistet ist, wenn der ursprüngliche Dateiname geändert wird. Wir empfehlen, den Dateinamen des digitalen Originals einer Rechnung nicht zu ändern. Erhalten Sie eine digitale Rechnung, z.B. als PDF-Datei per E-Mail-Anhang, ist die E-Mail selbst grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Sie ist sozusagen der „Briefumschlag“ der Rechnung. Stellt jedoch die E-Mail selbst die Rechnung dar (kein Dateianhang, alle Rechnungsdaten sind in der E-Mail enthalten), ist die E-Mail als digitale Rechnung anzusehen und entsprechend zu archivieren.