DATEV Payroll

Bitte lesen Sie die folgenden Themen in Ruhe durch und kommen bei Fragen gerne auf uns zu. Unser Ablauf Um Ihnen und Ihren Arbeitnehmern eine korrekte und fristgerechte Gehaltsabrechnung zu gewährleisten, bitten wir Sie, die Lohnunterlagen bis zum 15. des Monats zur Verfügung zu stellen. Neu wird der Ablageort für die Dokumente sein. Wir nutzen jetzt Datev Unternehmen online! Einfach, übersichtlich und effizient.DATEV Personal Online

Wir wollen die Zusammenarbeit mit Ihnen noch einfacher und moderner gestalten und auf das Portal Datev Unternehmen Online umstellen. Hier werden zukünftig alle lohnrelevanten, personalbezogenen Unterlagen revisionssicher gespeichert. Dazu werden ein neuer Link und neue Zugangsdaten benötigt. Sobald Ihr Unternehmen umgestellt wird, erhalten Sie eine E-Mail mit der genauen Vorgehensweise. Hier erhalten Sie einen ersten Überblick. Bitte beachten Sie, dass wir nur den Lohn umstellen. Bei der Finanzbuchführung bleibt alles wie gehabt. Weitere Informationen finden Sie hier: www.hcsm.digital Emails sollten nur noch für Hinweise und Terminabsprachen genutzt werden. Alle personenbezogen Daten sollten zukünftig direkt in Datev Unternehmen online gespeichert werden. Für Ihre Arbeitnehmer richten wir Arbeitnehmer online ein. Damit haben Ihre Mitarbeitenden alle lohnrelevanten Dokumente inklusive aller Dokumente seit der Umstellung auf Datev übersichtlich an einem Ort. Für den Login erhalten die Mitarbeitenden einen Brief mit allen notwendigen Schritten von Datev. Sollten Sie oder Ihre Arbeitnehmer Auswertungen per Post erhalten, erfolgt keine Umstellung. Wünschen Sie sich einen digitalen Versand der Auswertungen sagen Sie uns gerne Bescheid. Digitalisierung kostet Geld. Seit mehreren Jahren bezahlen wir als HCSM Ihr Tool für den Einstieg in die Digitalisierung. Ab 2026 sehen wir uns gezwungen die Kosten weiter zu belasten.

Der gesetzliche Mindestlohn in 2026 beträgt 13,90 EUR/Std. Ab 01.01.2027 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 14,60 EUR/Std. Das bedeutet: Bei den geringfügigen Beschäftigten ist zu prüfen, ob die 603,- EUR Grenze mit der Lohnanpassung überschritten wird. Sollte dies der Fall sein, ist ein Wechsel in den Midijob (603,01 EUR bis 2.000,00 EUR) oder die Reduzierung der monatlichen Stundenzahl vorzunehmen. Bestimmte Branchen haben eigene tarifliche Mindestlöhne. Das Mindestlohngesetz betrifft grundsätzlich alle Arbeitnehmer, es gibt nur wenige Ausnahmen.

Seit 2023 wurde die Midijob Grenze auf 2.000 EUR angehoben und bleibt auch in 2026 so bestehen. Bei diesem Einkommen zahlen Beschäftigte geringere Beiträge in die Sozialversicherungen.

Die Kinderdaten sind seit Mitte des Jahres Teil der elektronischen Daten, die uns vom Finanzamt übermittelt werden. Grundsätzlich sind wir an diese Daten gebunden. In wenigen Ausnahmefällen sind trotzdem manuelle Einstellungen notwendig. Das betrifft Mitarbeitende mit Stiefkindern, Adoptivkindern und Kinder, die im Ausland leben oder Kinder, die im Jahr 2011 bereits 18 Jahre alt waren.

Ab 2026 werden die Bescheinigungen über den Krankenversicherungsbeitrag der privat Versicherten elektronisch abrufbar sein. In Ausnahmefällen kann eine Papierbescheinigung trotzdem notwendig sein.

Betriebsfeiern oder Gruppenunfallversicherungen aus 2025 können bis zum 28. Februar 2026 noch beitragsfrei pauschal versteuert werden. Erfolgt eine zulässige Pauschalversteuerung erst nach der Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, ist dieser Bezug in der Sozialversicherung zu verbeitragen. Leiten Sie uns die entsprechenden Belege bitte zeitnah weiter.

Die Abgabe der Meldungen zur Schwerbehindertenabgabe und der Künstlersozialkasse sind bis zum 31.03.2026 fällig.Schwerbehindertenabgabe: Die Schwerbehindertenabgabe, auch Ausgleichsabgabe genannt, ist eine gesetzlich vorgeschriebene Zahlung für Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen, die nicht die vorgeschriebene Zahl schwerbehinderter Menschen beschäftigen. Diese Arbeitgeber sind verpflichtet, mindestens fünf Prozent ihrer Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen zu besetzen oder andernfalls die Abgabe zu entrichten. Die Abgabe dient dem Ausgleich der besonderen Belastungen und wird jährlich an die zuständigen Integrationsämter abgeführt.Künstlersozialkasse: Die Künstlersozialabgabe ist eine gesetzlich vorgesehene Abgabe, mit der sich Unternehmen an der Sozialversicherung selbständiger Künstler und Publizisten beteiligen. Sie ist von Unternehmen zu entrichten, die nicht nur gelegentlich Aufträge an selbständige Künstler oder Publizisten vergeben und deren Leistungen für eigene betriebliche Zwecke verwenden. Die Abgabe wird auf Grundlage der im Kalenderjahr gezahlten Entgelte als prozentualer Satz erhoben und an die Künstlersozialkasse abgeführt.

Der Monatswert beträgt für Verpflegung 345 Euro und für Unterkunft und Miete 285 Euro. Damit gelten für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten für ein Frühstück 2,37 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen 4,57 Euro.

Wir stellen Ihnen digital die Sepa-Überweisungen für Ihre Löhne und Gehälter zur Verfügung. Die neu eingeführte Empfängerprüfung erfolgt nicht bei uns, sondern bei den Banken. Ein Zahlungsauftrag kann eine Überweisung oder mehrere - sogenannte Sammelüberweisung - enthalten. Bei Einzelüberweisungen werden immer die Empfänger geprüft. Bei Sammelüberweisungen kommt es auf die Einstellungen der Banken an. Bei Klärungsbedarf wenden Sie sich bitte an Ihren Bankberater.

Wenn Mitarbeiter während des Jahres 2025 Lohnersatzleistungen, wie Kurzarbeitergeld oder Krankengeld erhalten haben oder Steuerklassen 3 und 5 verwendet wurden, sind sie verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung bei ihrem zuständigen Finanzamt abzugeben. Wird die Steuererklärung ohne steuerliche Beratung erstellt, so muss diese bis zum 31.07.2026 eingereicht werden.

Das Gesetz zur steuerlichen Förderung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Rentenalter gilt seit dem 1. Januar 2026. Die Aktivrente wird mit einer der nächsten Programmversionen von Datev umgesetzt. Es erfolgen dann rückwirkend Korrekturen.