FAQ
Login
Wo kann ich mich einloggen?
Den Login finden Sie unter https://app.payrollhcsm.digital.
Mit welchen Daten muss ich mich einloggen?
Das HCSM Lohnteam hat zur Erstregistrierung eine uns bekannte, personalisierte Emailadresse pro Lohnverantwortlichen im Portal payroll von HCSM.digital hinterlegt. Dadurch wurde eine automatische Einladung per Email generiert. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. Bestätigen Sie den darin enthaltenenen Link und loggen sich erstmals in das Portal ein. Hier können Sie ein individuelles Passwort vergeben.
Kann ich meine Emailadresse ändern?
Ja. Sie können die Emailadresse im Portal unter den Profileinstellungen ändern. Ihr Profil finden Sie oben rechts mit Klick auf das User-Icon.
Ich habe mein Passwort vergessen, was muss ich tun?
Klicken Sie beim Login auf https://app.payrollhcsm.digital/ auf Passwort vergessen und Sie erhalten im Anschluss eine Email mit der Aufforderung, Ihr Passwort zurückzusetzen. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. Anschließend können Sie sich mit Ihrem neuen Passwort einloggen.
Ich habe noch keinen Login zum Portal erhalten. Was muss ich tun?
Das HCSM Lohnteam wird zur Erstregistrierung eine uns bekannte, personalisierte Emailadresse pro Lohnverantwortlichen im Portal payroll von HCSM.digital hinterlegen. Dadurch wird eine automatische Einladung per Email generiert. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. Bestätigen Sie den darin enthaltenenen Link und loggen Sie sich erstmals in das Portal ein.
Wie erhalten meine Arbeitnehmer einen Login zum Portal?
Der Arbeitnehmer muss durch den Arbeitgeber im Portal hinzugefügt werden. Im Bereich „Mitarbeiter“ > „Übersicht“ wird die digitale Personalakte Ihres Unternehmens angezeigt. Sie sehen dort eine Auflistung aller ins Portal eingeladenen Arbeitnehmer:innen. Über den Button „+ Hinzufügen“ können Sie einen neuen Arbeitnehmer einladen und dessen Emailadresse eingeben. Dadurch wird eine automatische Benachrichtigung an den Arbeitnehmer versendet. Wenn ein Arbeitnehmer seine Einladung zum Portal angenommen hat, wechselt der Status von „Einladung“ auf „Bestätigt“.
Wie lange ist der Einladungslink gültig?
Der Link muss innerhalb von zwei Tagen aktiviert werden, danach verliert er seine Gültigkeit.
Was mache ich, wenn der Einladungslink abgelaufen ist?
Bitte senden Sie eine Email an Ihren gewohnten HCSM-Ansprechpartner mit der Bitte um erneute Zusendung des Einladungslinks.
Was mache ich, wenn meine Arbeitnehmer keinen Einladungslink erhalten haben?
Bitte geben Sie immer den Hinweis, die Spam Emails zu prüfen. Sollte dennoch keine Einladung vorhanden sein, versenden Sie bitte die Einladung im Portal bei Mitarbeiter neu.
Für Arbeitnehmer
Wo kann ich mich einloggen?
Den Login finden Sie unter https://app.payrollhcsm.digital.
Mit welchen Daten muss ich mich einloggen?
Das HCSM Lohnteam hat zur Erstregistrierung eine uns bekannte, personalisierte Emailadresse pro Lohnverantwortlichen im Portal payroll von HCSM.digital hinterlegt.
Dadurch wurde eine automatische Einladung per Email generiert. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. Bestätigen Sie den darin enthaltenen Link und loggen sich erstmals in das Portal ein. Hier können Sie ein individuelles Passwort vergeben.
Kann ich meine Emailadresse ändern?
Ja. Sie können die Emailadresse im Portal unter den Profileinstellungen ändern. Ihr Profil finden Sie oben rechts mit Klick auf das User-Icon.
Ich habe mein Passwort vergessen, was muss ich tun?
Klicken Sie beim Login auf https://app.payrollhcsm.digital/ auf Passwort vergessen und Sie erhalten im Anschluss eine Email mit der Aufforderung, Ihr Passwort zurückzusetzen. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner.
Anschließend können Sie sich mit Ihrem neuen Passwort einloggen.
Wo finde ich meine Gehaltsabrechnung?
Ihre Lohnabrechnungen werden unter „Auswertungen“ gespeichert. Es wird immer der aktuelle Monat angezeigt. Um einen anderen Monat auszuwählen, klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Monat und bestätigen Sie mit „OK“.
Dateneingabe
Bis wann müssen die Daten für die Beitragsnachweise bei den Krankenkassen eingegangen sein?
Für das Jahr 2023 gelten folgende Daten:
01/23 – 25.01.2023
02/23 – 22.02.2023
03/23 – 27.03.2023
04/23 – 24.04.2023
05/23 – 24.05.2023
06/23 – 26.06.2023
07/23 – 25.07.2023
08/23 – 25.08.2023
09/23 – 25.09.2023
10/23 – 24.10.2023
11/23 – 24.11.2013
12/23 – 21.12.2023
Bis wann müssen Änderungen über das System erfasst werden, um im laufenden Monat berücksichtigt zu werden?
Änderungen müssen bis zum 15. des jeweiligen Monats eingegangen und durch Sie freigegeben sein. Gehen Änderungen später ein, werden diese im Folgemonat verrechnet und es fallen hierfür Gebühren für Sondertätigkeiten an.
Was passiert, wenn Daten für den aktuellen Monat nach dem 15. gemeldet bzw. freigegeben werden?
Erfolgt erst nach dem 15. eine Freigabe durch Sie, werden die Änderungen für den nächsten Monat berücksichtigt und rückgerechnet. Dieser Mehraufwand wird als Sondertätigkeit abgerechnet.
Wer ist für die Meldung zur Sozialversicherung bei den Krankenkassen verantwortlich?
Arbeitgeber melden jeden versicherungs­pflichtigen Beschäftigten der Krankenkasse, bei der er Mitglied ist. Sie liefern damit den Versicherungsträgern alle wichtigen Daten über den Versicherten. Die Meldungen sind für die Abwicklung der Sozialversicherung unverzichtbar.
Wenn Sie uns mit der Lohnabrechnung beauftragt haben, übernehmen wir alle erforderlichen Meldungen zur Sozialversicherung für Sie.
Auswertungen
Wo finde ich meine Auswertungen?
Den Login finden Sie unter https://app.payrollhcsm.digital.
Wo finden meine Arbeitnehmer:innen ihre Auswertungen?
Ihre Lohnabrechnungen werden unter „Auswertungen“ gespeichert. Es wird immer der aktuelle Monat angezeigt. Um einen anderen Monat auszuwählen, klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Monat und bestätigen Sie mit „OK“.
Welche Bestandteile finde ich auf der DATEV-Abrechnung?
Eine Übersicht zu den einzelnen Bestandteilen der Brutto/Nette Abrechnung finden Sie hier (externer Link).
Ihre Frage ist nicht dabei?
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HCSM Wirtschaftsprüfung GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Kaiser-Friedrich-Ring 98 65185 Wiesbaden
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